Le Rapport De Stage

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Le rapport de stage

Sommaire

1 - Le rapport de stage

2 - A quoi sert un rapport ?

3 - Caractéristiques du rapport

4 - Caractéristiques générales

5 - Charte graphique

6 - Les rubriques du rapport

7 - La couverture

8 - Les remerciements

9 - Le sommaire

10 - Le résumé en anglais

11 - L’introduction

12 - La description du projet

13 - La présentation de l’entreprise

14 - L’analyse des problèmes et la justification des solutions proposées

15 - La mise en évidence des résultats

16 - La conclusion technique

17 - La conclusion générale

18 - Présentation des annexes

19 - Eléments susceptibles d’être donnés en annexe

1 Le rapport de stage

1.1 Conseils généraux

Le rapport est une forme d’écrit très répandue dans le monde du travail, il obéit à des spécifications formelles précises : table des matières, charte graphique, annexes, etc.

Le type de rapport demandé ici obéit en outre à des consignes spécifiques, en particulier concernant le plan qu’il doit suivre.

2 A quoi sert un rapport ?

2.1 Obéir aux conventions du monde du travail

Le rapport est une convention, il faut donc en apprendre les règles.

Un bon rapport montre votre capacité à vous adapter aux attentes et aux exigences de la vie professionnelle.

2.2 Synthétiser une expérience

Une difficulté tiendra à tenir un discours technique en restant clair : il va falloir être méthodique et faire preuve d’esprit de synthèse.

2.3 Analyser ses pratiques

Le début et la fin du rapport sont des mises en perspective de votre travail ; montrez que vous n’êtes pas seulement des techniciens, mais que vous avez un esprit critique (identification des sources de vos erreurs, portée et applications possibles de votre travail, difficultés éventuelles de l’entreprise où vous avez fait votre stage, dimension humaine de votre expérience, par quoi il faut commencer et terminer…)

3 Préparation du rapport

Commencer tout de suite à prendre des notes sur le carnet de stage pour se rappeler des éléments à insérer dans le rapport : conversations importantes avec des membres de l’entreprise, difficultés, circonstances particulières, faits remarquables, premières impressions, etc.

4 Caractéristiques générales du rapport

4.1 Volume du rapport : 30 à 50 pages

Le volume demandé laisse une marge de manœuvre : l’essentiel reste tout de même de ne pas faire de remplissage artificiel, cela aggraverait votre cas. Cependant, ne pas descendre en dessous de trente pages. Il est nécessaire d’aller à la page suivante après chaque rubrique, ce qui fait déjà donc au moins dix pages, comme on va le voir. Il est donc assez facile d’atteindre les 30 pages demandées. Répétons-le : pas de remplissage artificiel.

4.2 Ton du rapport : dynamique, « pro » et personnel

• dynamique : montrer votre intérêt, verbes d’action, phrases courtes, organisation logique très claire

• « pro » : attention au lyrisme, ou autres tournures maladroites ; garder un vocabulaire neutre, limiter les adjectifs, bannir toute familiarité et vulgarité

• personnel : parler à la 1ère personne

4.3 Expression : du bon usage du vérificateur d’orthographe de Word

Attention à l’orthographe et à la construction des phrases ! Se relire au fur et à mesure de l’écriture du rapport, puis relire et relire encore, et faire relire son rapport une fois achevé à un tiers pour les ultimes corrections.

• usage du vérificateur orthographique de Word : seulement pour l’orthographe, et non pour les fautes de grammaire ! Le vérificateur ne relève pas les fautes d’accord !

• vérifier systématiquement la pertinence des propositions du vérificateur, ne pas accepter d’emblée les modifications !

4.4 Positionnement et caractéristiques de l’en-tête et pied de page

Sous Word, à partir d’Affichage

Bien détacher du reste de la page (marges, traits, couleurs, italique, …)

Informations à donner en en-tête et pied de page :

• obligatoires : nom de l’entreprise, IUT (en-tête), numéro de page/nombre de pages (pied de page)

• facultatives (selon charte choisie) : intitulé du projet, année en cours, nom du stagiaire

4.5 Notes de bas de page

Notes : dans Word, on accède à cette fonction par le menu Insertion/Référence

Choisir notes de bas de page.

Utiliser cette technique de présentation pour des informations secondaires, des éclaircissements (développement d’un sigle, définition technique, renvoi à une annexe, etc.).

Limiter le nombre et la taille des notes, par souci de lisibilité.

4.6 Page de garde après la couverture

Cet usage est courant. Si votre couverture est cartonnée, ce qui est mieux, et a fortiori si votre couverture n’est qu’une simple feuille de papier, ce qui est moins bien, protégez-la par un transparent. Faites relier votre rapport par des spirales. La couleur des spirales est au choix, et ce choix doit faire partie de la charte graphique générale de votre rapport. Ce qui nous mène au paragraphe suivant.

5 Charte graphique

Comme tout document, votre rapport doit être doté d’une charte graphique, c’est-à-dire d’une cohérence visuelle

Une cohérence visuelle : choisir police, couleur, mise en page appropriées.

Attention à la gestion des documents longs sur Word : sélectionner d’emblée la casse, la police, les marges, la justification et toutes les caractéristiques graphiques de votre mise en page en utilisant les styles de Word de façon personnalisée (cf. polycopié sur les fonctions avancées dans Word). Se souvenir que par défaut, notamment, le style Normal de Word n’est pas justifié mais seulement aligné à gauche. Or votre rapport doit être justifié.

5.1 Critères : visibilité, sobriété, hiérarchisation

• visibilité : ensemble aéré (l’espace blanc de la page est aussi important que l’espace où s’inscrit le texte)

• sobriété : éviter les effets désastreux type Word art

• hiérarchisation : c’est un élément capital ! Choisir des « styles » (qui permettront aussi de construire la table des matières et de gérer le plan de votre travail en mode plan sous Word) adaptés ; la numérotation en descente (ex. 2.1.4. pour numéroter la quatrième « sous-sous partie » de la première sous partie de la deuxième partie…) est souhaitable et souhaitée : adoptez-la sans hésiter !

5.2 Présentation des illustrations

Attention à ce que la présentation de vos illustrations soit accordée à la charte graphique de votre rapport !

Attention également à numéroter et à légender vos illustrations, à les disposer à l’endroit requis par le texte. Ne pas hésiter à introduire un tableau à deux cellules pour insérer correctement une image et sa légende : l’image dans la cellule du haut, la légende dans la cellule du bas, et on efface les bordures du tableau ! Il est également possible d’utiliser pour légender une illustration la commande Insertion/Référence/légende, qui est cependant d’un emploi moins souple.

5.3 Texte justifié

Dans tous les cas, il faut que votre texte soit justifié, c'est-à-dire aligné à droite et à gauche ! Rappelons que le raccourci clavier pour Justifier est CTRL+J (CTRL+A sélectionne tout le document, et pour sélectionner une partie quelconque du document, cliquez pour placer le point d’insertion au début de la portion de document que vous voulez sélectionner, puis cliquez à la fin de cette portion en appuyant sur la touche MAJ : c’est un truc très commode pour sélectionner une longue partie de document).

6 Les rubriques du rapport

C’est en quelque sorte le plan que doit suivre votre rapport. Il est impératif de le suivre avec précision. En voici l’énumération, avant de détailler le contenu de chacune de ces rubriques.

La couverture

Les remerciements

Le sommaire

Le résumé en anglais

L’introduction

La présentation de l’entreprise

La description du projet

L’organisation de l’étude

L’analyse des problèmes et la justification des solutions proposées

La mise en évidence des résultats

La conclusion technique

La conclusion générale

Les annexes

7 La couverture

7.1 Conseils de présentation

Là encore, clarté, sobriété, hiérarchisation cohérente ! Evitez les effets genre « Word art », le style psychédélique, les lettres avec ombre portée, effet pseudo « trois D », et d’une manière générale la surcharge et le mauvais goût.

7.2 Informations à faire figurer

Quelles informations la couverture doit-elle porter ?

• au centre : le sujet du rapport c’est-à-dire le titre. Le titre est très important, par conséquent il convient de soigner la formulation du titre !

• écrire après le titre : « rapport de stage »

• réparties en haut et en bas, visibles mais discrètes, ces mentions : prénom et nom de l’étudiant, nom de l’entreprise, Institut Universitaire de Technologie de Villetaneuse, département GEII, année 2003-2004, éventuellement l’adresse de l’entreprise et de l’IUT

.

8 Les remerciements

8.1 Emplacement

Vers le haut à gauche ou à droite.

8.2 Formules

Formules sans excès ; motiver le remerciement chaque fois que c’est possible.

Il convient de faire des phrases complètes et circonstanciées : en entreprise, les remerciements accompagnant un rapport prennent souvent la forme d’une lettre, qu’il est de bon ton d’écrire à la main. Ce n’est pas le cas pour le rapport de stage : vos remerciements seront également saisis à l’ordinateur, mais soignez-en la formulation !

8.3 Qui remercier ?

Identifiez clairement les personnes remerciées ; pensez à mentionner vos divers tuteurs ! Remerciez nommément tous ceux dans l’entreprise aussi bien qu’à l’IUT qui vous ont aidé de façon particulière.

9 Le sommaire

9.1 Quelles rubriques dans le sommaire ?

Ne faire figurer que les rubriques de contenu dans le sommaire : ne pas mentionner la page de couverture, ni les remerciements, ni le sommaire lui-même!

9.2 Hiérarchie et numérotation des entrées

Pensez à numéroter, dans le détail (c’est-à-dire avec les sous-parties), mais en veillant à ce que la longueur du sommaire reste raisonnable ; la hiérarchie doit être bien apparente, les titres doivent figurer de façon claire et précise.

9.3 Sommaire automatique ou manuel ?

Word fournit la possibilité de créer une table des matières automatique si vous avez utilisé des « styles » en rédigeant ; c’est un bon outil, clair, mais que vous devez réactualiser en cas de changements, car il ne le fait pas automatiquement. Pour réactualiser la table des matières générée automatiquement par Word, il suffit de cliquer droit sur celle-ci et d’activer la commande « mettre à jour les champs » dans le menu contextuel. En cas de table manuelle, ce que l’on vous déconseille, attention : il faut utiliser les tabulations pour que les titres soient bien alignés ! Encore une fois, utilisez les styles et la table des matière automatique (Insertion, Référence, Table et index)

10 Le résumé en anglais

10.1 Qui lit le résumé en anglais ?

Attention ! Vos tuteurs lisent sûrement l’anglais, aussi bien en entreprise qu’à l’Université ! Il n’est donc pas réservé au professeur d’anglais.

10.2 Une indication sur votre esprit de synthèse

Il ne doit pas dépasser une page. C’est donc le moment de faire preuve de votre esprit de synthèse : cette synthétisation d’une expérience en un texte court est un des intérêts du résumé en anglais.

11 L’introduction

11.1 Un moment-clé

Vous présentez rapidement votre stage au sein de l’entreprise : c’est un des moments importants de votre rapport.

11.2 Introduire le contenu

Vous esquissez une 1ère approche rapide de vos missions ; sans entrer encore dans le détail technique, vous présentez les enjeux de votre travail : vous évoquez le contexte de votre stage, en trois points :

1. le contexte général : par exemple le secteur d’activité de l’entreprise

2. l’entreprise elle-même

3. vous-même et votre sujet (ou projet) de stage

Votre introduction doit donc, comme toutes les introductions, partir du plus large et du plus général pour aboutir au plus précis et au plus particulier, en adoptant ainsi la forme élégante et caractéristique de l’entonnoir.

12 La présentation de l’entreprise

12.1 Une présentation rapide avec les caractéristiques générales (secteur, importance, historique…)

12.2 Une présentation en accord avec l’entreprise

Vérifiez que votre présentation convient à l’entreprise (cf. clauses de confidentialité : il se peut que l’entreprise ne souhaite pas diffuser certains éléments jugés confidentiels. Soumettez donc cette partie à la personne qui vous prend en charge dans l’entreprise)

13 La description du projet

13.1 Décrire le ou les sujets du stage

Cette partie doit être d’abord la description précise du sujet du stage, c’est-à-dire de votre mission dans l’entreprise, en entrant dans les détails techniques qui sont nécessaires.

13.2 Fonction et enjeux techniques du projet

Vous devez également à ce moment du rapport présenter les enjeux de votre mission: utilité, problèmes, données techniques à évaluer, etc.

14 L’analyse des problèmes et la justification des solutions proposées

C’est le centre du rapport

14.1 Un enjeu essentiel dans le rapport

En clair : montrez comment vous avez concrètement mené à bien les missions qui vous étaient confiées, et expliquez quelles solutions vous avez été amené à mettre en œuvre à partir de vos connaissances et en fonction du projet. Vous démontrerez ainsi votre professionnalisme.

14.2 Une présentation méthodique et détaillée

Soyez très méthodique : c’est le moment de montrer que vous savez mettre en œuvre ce que vous avez appris. Vous devez montrer que vous dominez dans le détail les enjeux techniques qui sont au cœur de votre projet de stage.

14.3 Une présentation organisée

Dans la mesure où c’est là que réside vraiment le compte-rendu de votre travail, il faut impérativement porter une grande attention au plan détaillé de cette partie : séparez clairement cette partie en sous-parties. Votre compte-rendu doit en effet être construit de façon logique. Votre lecteur ne doit pas avoir l’impression d’un « journal » relatant des faits se déroulant au hasard, mais de lire le compte-rendu d’une expérience organisée selon une véritable et méthodique recherche personnelle.

15 La mise en évidence des résultats

15.11 Suite logique de la rubrique précédente

Cette rubrique est à écrire en écho à la rubrique précédente : ici sont présentées les conséquences de vos choix.

15.2 Humilité ou autosatisfaction ?

Soyez honnête ; si vous avez mis en place des procédures qui se sont révélées peu efficaces, il sera plus payant de le dire, en montrant que vous avez tiré les enseignements de cette expérience. Il est pardonnable de faire des erreurs, à condition de les reconnaître le plus rapidement possible afin de les réparer le plus tôt possible.

En tout état de cause, que vous soyez pleinement satisfait de vos choix ou que vous ayez à regretter des erreurs, le ton doit demeurer professionnel : pas d’emballement lyrique ni de lamentable lamento.

16 La conclusion technique

16.1 Bilan général : mise en perspective des résultats par rapport au sujet initial

Bilan général des techniques que vous avez apprises ou que vous avez dû mettre en œuvre pour mener à bien votre mission.

16.2 Suites techniques possibles

Montrez dans cette importante sous partie que vous avez du recul sur votre travail ; par exemple en évoquant d’autres perspectives techniques, d’autres domaines où l’on pourrait appliquer les résultats de votre travail ou les techniques mises en œuvre pour y parvenir.

17 La conclusion générale

C’est là que s’inverse et s’évase le fameux entonnoir évoqué plus haut : on va maintenant du plus technique (cf. partie précédente) au plus général : vous allez maintenant évoquer ce qu’ont été les enjeux professionnels et humains qui ont marqué votre passage en entreprise.

17.1 Enjeux professionnels et humains

Enjeux professionnels et humains : ce que vous avez appris sur un plan plus général que seulement technique : les comportements humains en entreprise, les acquis plus personnels que ce stage vous a permis d’engranger.

17.2 Comment ne pas être « bidon » : vous rappeler que c’est votre première vraie expérience

Là encore, il convient de ne pas faire « bidon » : on se demande si cette 1ère expérience vous a aidé à mieux comprendre le fonctionnement d’une entreprise ; c’est cela qu’il faut montrer : par exemple : ne pas oublier l’importance des relations humaines dans une équipe, etc.

18 Présentation des annexes

On arrive à la fin ! Après la conclusion générale, il est d’usage de présenter « en annexe » des éléments significatifs mais jugés de moindre importance, afin de ne pas surcharger le corps du rapport. Voyons dans cette partie comment présenter les annexes, puis dans la partie suivante les éléments susceptibles d’être donnés en annexe.

18.1 Référence dans le sommaire ou non ?

Si votre rapport comporte peu d’annexes, il sera plus simple de les lister dans le sommaire général. Si au contraire vous présentez beaucoup d’annexes, faites une table des annexes séparées, au début de la partie Annexe ; en mentionnant naturellement cette table des annexes dans la table générale des matières.

18.2 Chiffres romains et titres

Il convient de paginer les annexes non pas avec des chiffres arabes comme pour le corps principal du rapport, mais avec des chiffres romains.

18.3 Homogénéité dans la présentation

Les annexes doivent êtres numérotées et titrées. Il faut également s’arranger pour introduire une homogénéité dans la présentation des annexes.

18.4 Un document d’annexes séparé ?

Parfois on présente le volume d’annexes à part, dans une sorte de deuxième tome. Il faut alors refaire une couverture avec les mêmes mentions que la couverture principale, la mention « Annexes » en plus. C’est à voir : il faut privilégier le plus pratique en fonction du projet et du volume des annexes. Mais attention ! le risque est que les annexes présentées à part soient peu consultées !

19 Eléments susceptibles d’être donnés en annexe

19.1 Présentation détaillée de l’entreprise

19.2 Eléments secondaires par rapport au sujet mais en lien avec lui

19.3 Bibliographie : conventions de présentation

Faire une bibliographie : rappel des conventions de présentation d’une biblio :

• présenter les sites Internet, indiquer leur URL

• mettre sur une seule ligne (ou essayer) le nom de l’auteur, le titre du livre souligné, l’éditeur, l’année, le nombre de pages du volume

19.4 Index : un outil utile (cf. possibilité de faire un index automatique sous Word)

Utilité de l’index : outil analytique apprécié dans les dossiers techniques (un index répertorie les notions techniques abordées et renvoie aux pages où ces notions sont évoquées dans le rapport).

19.5 Lexique

Eventuellement, introduire si besoin est un lexique pour les termes très techniques, spécifiques au stage qui a été le vôtre, afin d’anticiper les problèmes de vocabulaire souvent rencontrés dans le rapport ou la soutenance.

19.6 Table des illustrations

Ne pas oublier, bien sûr, la table des illustrations ! (possibilité de l'éditer automatiquement sous Word : se reporter au cours de bureautique)