Comment rédiger un appel d’offres

Un appel d'offres (RFP) est un document envoyé par une entreprise qui cherche à acheter un produit ou un service à une autre société. Plusieurs sociétés feront des propositions pour le travail à la suite de la réception de l'appel d'offres, ce qui conduit à un choix de prix compétitifs pour l'acheteur. Il est important de remplir correctement un appel d’offre afin que l'offre soit considérée par l'acheteur et ne pas présenter d'inexactitude ou une présentation incomplète. Pour être sûr que vous rédigez un appel d’offre correctement, suivez ces conseils.

Etape 1:

Faites des recherches. La première étape de l'écriture d'un appel d'offres est de déterminer ce que votre entreprise va rechercher auprès d'autres sociétés ou prestataires de services. Déterminer exactement ce dont votre entreprise a besoin (par exemple : un four à pain d'une capacité de 100 pains), de sorte que ceux qui se disputent l’offre puissent fournir les informations les plus précises quant au prix. Trop généraliser vos besoins en tant que société apportera plus d’offres pour des articles qui dépassent vos besoins et votre budget. En déterminant exactement ce dont vous avez besoin, vous pouvez offrir les détails les plus précis dans votre appel d’offre et recevoir le prix le plus bas. (Bien sûr, prenez en considération tout développement à venir ou l'augmentation des besoins lors de l'écriture de votre appel d’offre).

Etape 2:

Assurez-vous que vous n'avez pas confondu vos besoins et vos désirs. Déterminez si toutes les broutilles sont nécessaires lors de l'écriture de votre appel d'offres. Vous devriez déjà avoir déterminé exactement ce dont vous avez besoin (et plus), mais il est important de regarder au –delà de votre appel d'offres afin de vous assurer qu'il ne comprend rien dont vous pourriez vous passer (désirs). Si vous souhaitez examiner les possibilités pour ce que vous désirez, mais dont vous n’avez pas nécessairement besoin dans l'appel d'offres, l'utilisation des mots comme « pourrait », « peut » et « facultatif » font la distinction entre les éléments nécessaires à votre appel d’offres (tel que déterminé par les mots comme « sera », « est » et « doit »). Ce vocabulaire permet aux soumissionnaires de séparer ce qui est nécessaire pour faire une proposition et ce qu'ils peuvent éventuellement proposer en sus. (Inclure quelques désirs facultatif dans votre RFP peut conduire à l'envoi de plusieurs prix ou options par les entrepreneurs).

Etape 3:

Organiser un appel d'offres de manière professionnelle. Toute la documentation écrite rendue publique par votre entreprise, tels que l'appel d'offres, doit être écrite professionnelle. Vous pourriez vouloir commencer par un plan écrit si votre entreprise rédige peu d’appels d'offres. Ou utiliser un modèle d'un appel d'offres que vous avez précédemment créé. Vous aurez besoin d'une section pour chacune des catégories suivantes : introduction, exigences, critères de sélection, délais et processus. Bien sûr, vous aurez probablement des sous-paragraphes dans chacune de ces sections et que vous pourriez souhaiter inclure d'autres sections. Cela dépendra entièrement du produit ou du service concerné par votre appel d'offres. En général, chaque section doit contenir les éléments suivants :

Introduction

•    Objet du RFP

•    Résumé des principaux points des autres sections

•    Enoncé, y compris la date d'échéance : « Les offres doivent être reçues par notre société au plus tard à 4 heures, le dimanche 3 Janvier 2009 ». (Inclure le fuseau horaire, si nécessaire.)

•    Enoncé, y compris les termes « Notre société demande des propositions pour une __________ ».

Exigences

•    Mention des besoins spécifiques pour le produit (taille, capacité, et autres fonctions)

Critères de sélection

•    Faites savoir aux soumissionnaires comment vous choisirez le meilleur enchérisseur (en mentionnant que la décision appartient exclusivement à votre entreprise)

•    Si vous le souhaitez, vous pouvez également inscrire vos critères de notation sur la façon dont chaque appel d'offres sera noté.

Échéanciers

•    Laissez les entrepreneurs savoir quand les propositions ou les offres sont attendues (veillez à définir un délai raisonnable en tenant compte des besoins de vos demandes, comme les dessins techniques, les accords etc.)

•    Laissez soumissionnaires savoir combien de temps votre entreprise va prendre pour évaluer chaque offre, et donnez ensuite une date probable à laquelle ils peuvent s'attendre à connaître le nom du vainqueur.

•    Incluez une phrase citant les délais de livraison, si leur appel d’offres devait être choisi.

Processus

•    Décrivez comment se déroulera l'ensemble du processus de travail, de l'envoi de l'appel d'offres au choix l'enchérisseur gagnant et en combien de temps de travail doit être achevé.