Comment animer une réunion de gestion efficace ?

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Comment animer une réunion de gestion efficace

Fred Allen, humoriste américain maintenant décédé, disait des réunions qu’elles rassemblent des gens importants qui, pris séparément, ne peuvent rien faire et qui, ensemble, décident que rien ne peut être fait.

Pour que vos réunions de gestion ne ressemblent pas à cela, voici des méthodes qui vous permettront d’en accroître l’efficacité et d’améliorer vos habiletés d’animation.

L’une des étapes les plus importantes dans l’organisation d’une réunion est, sans aucun doute, la préparation de l’ordre du jour. Il est important de présenter les différents sujets à traiter à l’ordre du jour en trois sections distinctes soit : l’information, la discussion/consultation et la prise de décision. Les points présentés dans chacune des sections devraient respecter le principe de l’entonnoir. Il devrait y avoir plusieurs points d’information, car ils requièrent normalement moins de temps, et moins de points de prise de décision, car il sont habituellement plus longs à traiter. Les points dans la section Information ne sont pas là pour être débattus ou commentés et c’est souvent un piège dans lequel plusieurs personnes tombent. On perd souvent un temps fou en réunion à discuter de points sur lesquels les participants n’ont pas de pouvoir de décision. Avec cette façon de présenter l’ordre du jour, on évite ainsi de s’enliser dans des discussions sans issue.

Lors du déroulement de la réunion, trois principales fonctions incombent à l’animateur soit : clarifier, contrôler et dynamiser.

Clarifier implique de déterminer, en collaboration avec les participants, les règles de fonctionnement pour le bon déroulement des réunions. L’implication des participants dans l’élaboration des règles permet une meilleure appropriation de celles-ci. Cela suppose également qu’il faut préciser constamment les objectifs de la rencontre et s’assurer que tous les participants ont une compréhension uniforme des points que l’on traite ou des décisions qui sont prises.

Contrôler nécessite que l’animateur veille au respect des règles de conduite émises par les participants. À ce niveau, Il y a très peu de gestionnaires qui débutent leur réunion à l’heure. Si la ponctualité est l’une des règles de conduite, il faut commencer la réunion à l’heure prévue, même si certaines personnes sont absentes : c’est la seule et unique façon de casser cette mauvaise habitude. De plus, commencer la réunion à l’heure est une marque de respect pour les personnes ponctuelles. Contrôler implique également de gérer certains types de personnalité qui rendent l’animation de vos réunions difficile. À cet égard, voici quelques suggestions : Essayez de vous asseoir à côté des personnes plus bavardes qui monopolisent souvent le temps de discussion, de sorte d’éviter le contact visuel. Le contact visuel avec l’animateur peut encourager ce type de personnes à donner davantage leurs opinions. Un petit conseil, ne leur faites surtout pas perdre la face devant les autres participants, car elles pourraient saboter votre réunion. Par contre, encouragez le contact visuel avec les personnes moins bavardes ou introverties et tentez de commencer la discussion avec elles en leur posant des questions ouvertes. Ce faisant, vous les obligerez à se positionner sans être influencées par les leaders d’opinion.

Finalement, il faut constamment ramener les participants plus critiques ou négatifs aux objectifs de la discussion et leur demander des suggestions de solutions plutôt que de s’enliser dans les problèmes qu’ils exposent.

Dynamiser veut dire rendre la réunion conviviale et agréable. Il est primordial que l’animateur de la réunion soit à l’affût de la dynamique et qu’il fasse preuve de flexibilité pour s’adapter à l’humeur du groupe. Il est donc permis de détendre l’atmosphère, d’avoir du plaisir et de rire tout en atteignant les objectifs de la rencontre. La réunion est également un moment privilégié pour souligner les succès individuels et les succès de l’équipe.

En mettant en pratique ces différentes façons de faire, vos réunions deviendront sûrement un outil de prise de décision, de mobilisation, de reconnaissance et cohésion de d’équipe très performant.

[MOHAND]