Premier document contractuel d’un projet , le cahier des charges sert à formaliser les besoins et les exigences de l’entreprise visée, et à les expliquer aux différents acteurs pour s’assurer que tout le monde est d’accord. Cela oblige à définir des objectifs business quantifiés. Il sert ensuite à sélectionner le prestataire puis à gérer la relation tout au long du projet. Le cahier des charges est donc le principal outil de communication du chef de projet.

Considéré comme un passage obligé, c’est en réalité le premier pas vers un projet maîtrisé. Le cahier des charges présente ainsi l’essentiel des règles du jeu de la communication : c’est un document de référence destiné aux parties amenées à travailler ensemble sur un projet préalablement déterminé.

Le cahier des charges répertorie les points essentiels d’un projet :

- les objectifs poursuivis par le client ;

- les besoins du client ;

- les éléments graphiques et techniques ;

- le budget ;

- la promotion ;

- l’animation ;

- l’évolution ;

- les résultats attendus avec la définition des indicateurs pour les mesurer.

Ce dernier élément est essentiel afin de ne pas s’engager dans un projet sans en savoir les tenants et les aboutissants, et afin d’en connaître le retour sur investissement.

C’est sur la base du cahier des charges que se fait le choix du ou des prestataires intervenant dans la conception et la réalisation d'un projet.

Comment rédiger un cahier des charges ?

Ce document étant utilisé tout au long du projet, en imposer unelecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne leconsulte. C’est pourquoi, pour être synthétique, sa rédactionfavorisera les résumés, les listes à puces et les tableaux. En général,un cahier des charges est axé sur quatre idées :

- est expliqué pourquoi le projet existe et sont indiqués lesobjectifs, celui qui pilote le projet, avec les rôles du prestataire etdu client ainsi que les procédures de validation…

- la seconde partie présente les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels, ainsi que les contraintes et exigences.

- la troisième partie liste les prestations et les livrables attendus :c’est un point de repère important tout au long du projet, et autant un« pense-bête » qu’un outil pour rappeler à l’ordre les prestataires.C’est pourquoi, le document doit être cohérent, surtout lorsqueplusieurs prestataires sont impliqués, les uns s’appuyant sur leslivrables des autres.

- la quatrième partie définit le cadre de la réponse : planning del’appel d’offres, documents attendus, règles de sélection desprestataires.

Quels éléments juridiques inclure ?

Un juriste participera à la rédaction du cahier des charges pour garantir au minimum le résultat escompté en cas de problème. En effet, trop d’entreprises mettent de côté les aspects juridiques, espérant les traiter plus tard. Malheureusement, c’est le meilleur moyen de se faire imposer le contrat du prestataire, donc d’être potentiellement lésé en cas de différend finissant devant les tribunaux.

Pour éviter d’en arriver là, il suffit de définir des pré-requis en amont du projet et d’en faire mention dans le cahier des charges ou d’ajouter un projet de contrat en annexe quand c’est possible. Ce dernier accélère la rédaction puis la négociation du contrat final et garantit que le projet commencera dans un cadre juridique protégé. Ce n’est dont pas une perte de temps ni une dépense inutile.

Deux conditions juridiques apparaîtront dans le cahier des charges :

- un planning précis des dates ou des délais impératifs avec engagement de résultat et un mécanisme de pénalité de retard ;

- les modalités de validation : déroulement et supports des validations, répartition des rôles lors de la recette, procès-verbaux de réception provisoire et réception définitive...

Quelle est la technique utilisée ?

La partie technique d’un cahier des charges se limitera à énumérer les contraintes techniques telles que le recours à tel serveur d’applications, le budget de fonctionnement, la plate-forme de déploiement. L’erreur la plus courante -exprimer ses préférences à la place des contraintes- conduit à des incompréhensions et des remises en cause aussi tardives que dramatiques. Pour l’éviter, il faut confier la rédaction du cahier des charges à un non technicien et fournir le même niveau de détail pour chaque besoin. A défaut, le recours à un expert pour valider la cohérence de ce document sera la solution.

Remarque : La rédaction d’un cahier des charges n’est pas aisée, surtout ou les ressources humaines et matérielles sont limitées.

Les grands principes du cahier des charges

Quels sont les éléments principaux dont il faut tenir compte pour la rédaction du cahier des charges d’un projet de construction .

Afin de rédiger un cahier des charges très complet, il faut en préciser les composants pour la définition et la réalisation du projet visé. Cette liste sera complétée et détaillée par l’entreprise cliente en fonction de ses besoins, de ses spécificités et de ses exigences particulières au projet. Elle peut également servir de moyen de construction, d’aide-mémoire et d’outil de planification.

La première étape de tout projet de construction étant l’implication de la direction générale, la désignation d’un chef de projet et le choix de ses missions sont essentiels.

Plusieurs questions se posent ici : quelle est la place du cahier des charges dans un projet de construction ? Est-ce imposer une solution ou simplement décrire les fonctionnalités ?